Particularitatile gestiunii stocurilor in industria cosmeticelor – interviu cu Alina Moldovan

Particularitatile gestiunii stocurilor in industria cosmeticelor – interviu cu Alina Moldovan, Sef Birou Analiza si Control de Business, Farmec SA Cluj-Napoca

Farmec SA Cluj-Napoca este cel mai mare producător român de cosmetice care deţine mărci recunoscute internaţional, printre care Gerovital H3 Evolution, Gerovital H3 prof. dr. Ana Aslan, Gerovital Plant, Aslavital şi Farmec. Intr-o astfel de companie cu traditie cu siguranta exista deja o buna practica in functionarea gestiunii si controlului intern, motiv pentru care va rugam sa impartasiti cu noi cateva din aceste informatii.

Care sunt particularitatile industriei in care lucrati ?Ne referim aici la durata procesului de productie, viteza de rotatie a stocurilor, etc.

Farmec este cea mai veche firma cosmetica de pe piata romaneasca, infiintata acum 120 de ani. Are peste 400 de produse si acopera o gama larga de utilizare: ingrijire faciala, corporala si pentru par, machiaj, cosmetica decorativa.

In functie de tipul de produs durata procesului de productie este foarte diferita si anume:

Pentru produsele de tip creme, emulsii, lotiuni nealcoolice, sampoane durata totala de fabricatie este de 15 zile si presupune o serie intreaga de operatii.

Materiile prime sunt cantarite si portionate la depozitul de materii prime conform solicitarilor din sectia de productie (tinand cont de reteta si de cantitatea ce trebuie preparata) dupa care sunt transmise in sectie unde se face o recantarire si se trece la procesul de preparare.

Prepararea se desfasoara in malaxoare timp de 3 ore dupa care semifabricatele se trec in vase de stocare care se depoziteaza in carantina unde raman 7 zile perioada in care se fac analizele fizico chimice si analizele microbiologice. Semifabricatul a carui analize sunt corespunzatoare se trimite la ambalare dupa care produsul finit se trece in carantina unde ramane 7 zile pana se finalizeaza analizele microbiologice. Produsul finit corespunzator se preda in depozit.

In cazul produselor de tip aerosol (deodorante) si lotiuni alcoolice dupa preparare are loc procesul de macerare a semifabricatului care dureaza 7 zile dupa care care are loc ambalarea si produsul finit se preda la depozit. Durata procesului de productie este de 8 zile.

Pentru produsele de curatenie si decapanti ( dizolvantul pentru lac de unghii) se face prepararea urmata de analizele fizico-chimice dupa care se trece la ambalare in aceeasi zi. Pentru produsele de tip lacuri unghii durata procesului de productie este de 3 zile.

In general viteza de rotatie a stocurilor de materii prime si materiale de natura ambalajelor se situeaza intre 80 si 90 de zile si se datoreaza in mare masura duratei de aprovizionare a articolelor de pe pietele externe care poate merge si pana la 3 luni (achizitiile din Asia).

Pentru produsele finite durata stocarii este in medie 45-50 de zile din care 15 zile reprezinta numai stocul de siguranta.

Exista o sezonalitate a vanzarilor ? Cum impacteaza aceasta cash flow-ul ?

Exista o sezonalitate a vanzarilor insa numai pe anumite categorii de produse cum ar fi cele de plaja , gama Gerovital Sun si cele de curatenie Nufar si Triumf. Vanzarile lunare totale se mentin insa la un nivel relativ constant , determinat targetul de vanzari setat lunar.

Impactul in cash flow determinat de sezonalitatea acestor game este estimat inca din faza de planificare anuala si este echilibrat prin gestionarea prudenta a creantelor de la clienti, datoriilor catre furnizori si a stocurilor.

Cum se asigura controlul stocurilor la o astfel de societate din industria cosmetica ? Ce presupune inventarierea si cu ce periodicitate este necesar sa se efectueze pentru a se asigura acuratetea raportarilor ?

In cadrul societatii efectuam analize de stoc zilnice saptamanale si lunare , precum si inventarieri periodice si inopinate.

Analizele zilnice si saptamanale de stocuri se fac in special pe produsele finite pentru a se asigura o planificare optima a fabricatiei in functie de estimarile de vanzari.

Lunar se face o raportare a nivelurilor stocurilor pe toate categoriile de produse , in special pe materii prime, materiale de natura ambalajelor si produse finite , pe fiecare gama de produs.

In cadrul acestui raport se analizeaza fiecare articol de stoc acesta fiind incadrat intr-una din categoriile : curent, invechit si propus pentru casare in functie de viteza de consum, probabilitatea de scoatere din fabricatie si posibilitatile de reutilizare. Pe baza acestei analize se constituie si provizioanele de depreciere a stocurilor.

Se considera invechite, in linii mari, articolele care partial (anumite loturi) sau total indeplinesc una sau mai multe conditii cum ar fi: sunt mai vechi de un anumit numar de zile, au miscare lenta si se consuma in game de produse aflate in lichidare sau a caror vanzare este foarte scazuta de o perioada lunga de timp si necesita actiuni speciale pentru producerea si distribuirea lor, fac parte din game de produse pentru care este programata modernizare (gama veche va intra in proces de lichidare)sau nu mai au miscare deloc.

Pentru urmarirea si lichidarea stocurilor vechi s-a constituit o echipa care are drept scop identificarea de oportunitati pentru valorificarea acestora si minimizarea pierderilor cauzate de o eventuala casare.

Inventarierea stocurilor se face trimestrial, la nivel de fiecare locatie de gestiune atat la sediul central cat si in fiecare reprezentanta din tara. Inventarierea trimestriala este totala.

Totodata echipa de control intern efectueaza inventare inopinate pe aceleasi locatii de gestiune de-a lungul anului, atat totale cat si partiale pe anumite game de produse in functie de importanta lor bazata clasificarea ABC a volumelor sau veniturilor din vanzari pentru produsele din portofoliu (A – articolele cu cele mai mari volume sau valori vandute, C – sau articolele cu volumele cele mai mici).

Care sunt instrumentele pe care le utilizati prin prisma contabilitatii manageriale ?

Managementul performantei reprezinta prioritatea numarul unu in societatea noastra. Masurarea performantei in raport cu obiectivele si si monitorizarea Indicatorilor Cheie de Performanta este un proces continuu in scopul reducerii costurilor si cresterii vanzarilor si profitului.

Scorecard-ul implementat atinge principalele zone de focus ale planului de executie strategica si anume Cresterea vanzarilor pe piete interne si externe /Dezvoltare piata; Crestere profitabilitate / Optimizare capital lucru & Reducere costuri operationale; Orientarea continua spre consumator/ Calitate si Cresterea capabilitatilor/Oameni , existand Indicatori Cheie de Performanta definiti pentru fiecare din acestea.

In sectiunea dedicata Optimizarii capitalului de lucru urmarim indicatori ca Numarul de zile stocare materii prime, produse finite, Numarul de zile de incasare clienti si plata furnizori, Gradul de ocupare a capacitatilor de productie, Productivitatea muncii etc.

Fiecare din acesti indicatori are setat un target si un minim de performanta si este asignat unui responsabil din cadrul firmei.

Avem de asemenea implementat un calendar de urmarire si analiza al acestor indicatori prin intalniri lunare setate la nivelul intregului an. Dupa caz revizuim targetul fiecarui indicator bianual iar sistemul de bonusare anual al managerilor cheie se face tinand cont si de rezultatul cumulat al acestui Scorecard.

Ne puteti impartasi metodele care stau la baza calculatiei costurilor produselor finite ?

Pentru determinarea costului produselor finite si semifabricatelor se foloseste metoda costului standard. Costul standard ia in considerare nivelurile normate ale materiilor prime, materialelor de natura ambalajelor si materialelor auxiliare, ale manoperei, si cheltuielilor directe si indirecte de productie. Aceste niveluri se revizuie periodic si ajusteaza cand este necesar, in functie de conditiile existente la un moment dat.

In cursul lunii productia obtinuta (produse finite, semifabricate) precum si miscarile in gestiune se inregistreaza la costul standard stabilit la sfarsitul lunii precedente.

La finalul lunii , dupa inchiderea rapoartelor de productie si inregistrarea tuturor cheltuielilor, se calculeaza costul de sectie efectiv al productiei. Diferentele stabilite intre valoarea productiei inregistrate anterior la cost standard si valoarea productiei reevaluate la cost efectiv se inregistreaza in debitul contului 348.

Stocul de produse finite si semifabricate de la finalul lunii se reevalueaza la un cost standard stabilit ca medie aritmetica a costurilor postcalculate (realizate) in perioadele „n-1”, „n-2”….”n-12” (12 luni).

Repartizarea diferentelor de pret asupra valorii bunurilor iesite si asupra stocurilor se efectueaza cu ajutorul unui coeficient care apoi se inmulteste cu valoarea stocurilor finale reevaluate de produs finit si semifabricate de la sfarsitul perioadei , stabilandu-se astfel valoarea diferentelor care se repartizeaza asupra valorilor bunurilor iesite si asupra stocurilor (rulajul debitor al 348).

Care sunt principalele probleme care apar in gestiunea stocurilor ?

Planificarea necesarului de aprovizionare si fabricatie se face odata pe baza estimarilor anuale, apoi se revizuie periodic in baza estimarilor de vanzari pentru luna urmatoare si a vanzarilor pt urmatoarele 3 luni.

Problemele in gestiunea stocurilor pot aparea atunci cand vanzarile si implicit consumurile de materii prime si materiale pe anumite produse nu urmeaza trendul previzionat datorita conditiilor de piata si a sezonalitatii, produselor aflate in campanie, amanarea realizarii produselor noi si modernizate in termenele stabilite pentru lansare, listarilor neasteptate, supraestimarii vanzarilor produselor noi si modernizate, produselor aflate in lichidare.

Ocazional pot aparea probleme de stoc si datorita lipsei materialelor datorate furnizorilor si insuficientei de personal in productie.

O actiune destul de dificila pentru orice companie este efectuarea unei planificari cat mai corecte . Cum se face planificarea la Farmec SA ? Ce tip de bugete se utilizeaza ?

Planificarea este anuala, bugetul de venituri si cheltuieli aprobandu-se in sedinta Adunarii Generale a Actionarilor iar dupa caz este revizuit la 6 luni sau ori de cate ori apar modificari semnificative in mediul economic.